Muitos gestores financeiros de pequenas e médias empresas ainda usam planilhas para controlar as finanças. Apesar de familiares e baratas, elas têm limitações que podem causar transtornos sérios, falhas, retrabalho, perda de dados e atrasos. Migrar para um software financeiro já não é só tendência: em 2025, será uma decisão cada vez mais natural. Mas, afinal, por quê? Neste artigo, vou apresentar sete motivos práticos que mostram, pela experiência do dia a dia, os ganhos reais dessa mudança. E mais: como fazer a transição sem dor de cabeça e colher benefícios para toda a equipe, inclusive para a relação com o contador.
O cenário das planilhas: um hábito persistente, mas com desafios
Uma pesquisa recente da Revista PEGN aponta que 74% dos empreendedores brasileiros ainda utilizam planilhas para a gestão empresarial. Dos entrevistados, 75% enxergam o avanço tecnológico de forma positiva e 91% dizem que uma ferramenta digital é importante para o crescimento do negócio.
Curioso, não? A maioria reconhece os benefícios, mas ainda hesita em abandonar o tradicional. Talvez por medo, sensação de perda de controle ou dúvidas sobre os ganhos reais. Mas, aos poucos, a balança está mudando. E não só pela moda: o tempo, o dinheiro e até a tranquilidade no fim do mês estão em jogo.
Planilhas não erram. Quem erra são as pessoas.
E é impossível negar o quanto a rotina, mesmo de profissionais experientes, está sujeita a riscos: basta um erro de digitação, fórmulas quebradas ou aquele e-mail com uma versão desatualizada para comprometer decisões e criar retrabalho desnecessário.
Motivo 1: segurança para evitar perdas e dores de cabeça
Nada pior do que perder os registros financeiros por conta de um arquivo corrompido, exclusão acidental ou acesso não autorizado. Nas planilhas, a segurança depende de senhas frágeis e backups manuais. Já um software financeiro como o Number centraliza dados em nuvem, com backups automáticos e controle de acesso detalhado.
Lembro de um caso em que um gestor salvou a planilha errada no final do mês. Resultado: teve que refazer todo o fechamento por causa de uma pasta sobreposta. Com um software, esse risco simplesmente some.
Motivo 2: automação para tarefas repetitivas e fluxo de aprovações
Pagamentos agendados, cobrança automática de clientes, lembretes de contas a pagar e receber, tudo isso exige atenção quando feito manualmente em planilhas. No software financeiro, basta cadastrar as regras e deixar que o sistema trabalhe.
- O gestor recebe alertas automáticos e vence o esquecimento.
- O fluxo de aprovação é desenhado à medida da empresa, com rastreio de quem fez cada etapa.
- O risco de atraso, esquecimentos ou pagamentos duplicados é quase eliminado.
Essa automação torna o tempo da equipe mais leve e reduz erros humanos. Mais foco naquilo que precisa de análise, menos no operacional.
Motivo 3: rastreabilidade e histórico sem buracos
Já tentou descobrir quem fez uma alteração em uma planilha coletiva? Ou recuperar um dado depois de semanas? O controle fica confuso, especialmente quando muitos mexem no mesmo arquivo.
Num ambiente como o Number, cada movimentação financeira fica registrada: quem criou, quem aprovou, quem modificou, quando e o que foi alterado. Decisões são baseadas em registros claros, não em suposições ou na memória da equipe. Isso facilita auditorias e reduz disputas internas.
Motivo 4: colaboração e trabalho em equipe de verdade
Planilha “anda” de um e-mail para outro. Controlar permissões, versões e feedbacks vira um malabarismo cansativo. O resultado? Risco de informações desencontradas e retrabalho na certa.
Quando a equipe trabalha junta, o resultado aparece no fim do mês.
No software financeiro, cada participante acessa em tempo real, visualiza só o que precisa e participa do fluxo sem bagunça. Colaboração com contadores, por exemplo, fica muito mais transparente. Eles acessam documentos, lançamentos e relatórios diretamente, sem precisar solicitar arquivos toda hora.
Motivo 5: integração com outros sistemas e centralização
Empresas crescem, e junto cresce a complexidade de sistemas: ERPs, CRMs, bancos, aplicativos fiscais. Planilhas não “conversam” com essas plataformas facilmente. O trabalho vira copiar e colar dados, arriscando inconsistências e atrasando toda a rotina.
Soluções como o Number trazem integração via API, facilitando a centralização de todas as informações. Tudo em um só lugar, pagamentos, cobranças, notas fiscais, relatórios, auditoria.
Motivo 6: relatórios automáticos e análise de dados para decisões rápidas
Com planilhas, gerar relatórios detalhados consome tempo e exige conhecimento avançado. Segundo estudo publicado na Redalyc, a maioria dos profissionais classifica seu domínio de planilhas entre 6 e 8 numa escala de 1 a 10. Ou seja, muitos gestores não dominam as ferramentas mais complexas de análise.
Já em softwares financeiros, relatórios são gerados com poucos cliques, trazendo gráficos, indicadores e filtros personalizados. Isso agiliza as discussões, facilita reuniões e mostra o cenário da empresa de forma visual e compreensível inclusive para sócios e investidores.
Motivo 7: controle e gestão integrada de múltiplas empresas ou unidades
Planilhas costumam ser desenhadas para um único CNPJ ou centro de custo. Se sua empresa tem filiais ou atua em mais de uma área, consolidar informações pode ser um pesadelo. Planilhas cruzadas, múltiplos arquivos, versões desencontradas... O risco de perder o controle é real.
O Number, por exemplo, foi feito pensando nessa flexibilidade, permitindo centralizar tudo sem misturar dados. Gerentes acessam só o que importa, relatórios consolidados são gerados automaticamente e o gestor financeiro ganha visão global, sem precisar “caçar” informações.
Como migrar da planilha para o software financeiro sem traumas?
A mudança não precisa ser brusca nem assustadora. Aqui estão alguns passos que auxiliam a transição:
- Mapeie seus processos atuais. Veja como sua planilha está organizada, quais colunas usa e quem preenche o quê.
- Escolha um software intuitivo. Plataformas como o Number oferecem teste gratuito de 7 dias sem necessidade de cartão de crédito, ajudando você a se ambientar antes de aderir.
- Migre dados aos poucos. Importe os dados principais primeiro (clientes, fornecedores, histórico de recebíveis e pagamentos).
- Inclua toda a equipe. Apresente o novo sistema, treine os responsáveis e dê espaço para dúvidas e adaptações.
- Conte com suporte técnico. Dúvidas surgem no início, então busque fazer parte de comunidades, tutoriais e atendimento especializado que ajude na adaptação, como disponível em materiais do Number.
Parece muito, mas depois do primeiro mês a diferença fica clara na rotina e nos resultados. Não é só sobre dinheiro ou tecnologia; trata-se de tranquilidade, clareza e poder de decisão.
Impacto positivo na relação com o contador e a equipe
Quando os dados estão organizados, os documentos acessíveis e tudo registrado em tempo real, o trabalho do contador ganha qualidade e agilidade. Ele pode acessar relatórios e extrações diretamente do sistema. O fechamento mensal fica mais simples e os ajustes são feitos assim que necessários. Isso é relatado inclusive em histórias reais de empresas que migraram para o digital.
Para a equipe, a rotina sai de tarefas repetitivas para a análise. Menos preocupação com onde está a informação e mais foco no que fazer com ela. A equipe sente o alívio. O gestor sente o controle. O contador sente a parceria.
Conclusão
O futuro da gestão financeira está cada vez mais digital. A resistência à mudança existe, mas os ganhos são inegáveis. Segurança, automação, rastreabilidade, colaboração, integração, análise e controle transformam completamente a forma de lidar com o dinheiro do negócio.
Se você deseja experimentar na prática e sentir essa transformação, conheça os recursos do Number direto em nossa página de apresentação gratuita. Faça o teste de 7 dias, sem cartão, e converse com especialistas usando nosso canal de atendimento. Aproveite também para enviar suas impressões depois pelo nosso canal de feedback. Não adie a modernização das finanças da sua empresa. Venha para o lado mais seguro, simples e confiável da gestão!
Perguntas frequentes
O que é um software financeiro?
Um software financeiro é uma plataforma digital desenvolvida para organizar, automatizar e centralizar todas as operações financeiras de uma empresa. Ele substitui controles manuais como as planilhas e oferece recursos como registro de contas a pagar e receber, geração automática de relatórios, controle de fluxo de caixa, integração com bancos e sistemas, além de armazenar documentos e rastrear todas as movimentações. O Number, por exemplo, propõe todo esse controle em um só lugar, garantindo mais praticidade para os gestores.
Planilha ou software: qual é melhor?
Apesar das planilhas ainda serem muito usadas por alguns empresários, principalmente no início da gestão, o software financeiro oferece mais segurança, automação, rastreabilidade e facilidade na análise de dados. Conforme mencionado em pesquisas recentes, a maioria dos gestores deseja ter mais controle e enxergam de forma positiva o avanço tecnológico no financeiro. Para empresas que buscam crescer, a migração para o software se mostra mais vantajosa e menos arriscada ao longo do tempo.
Vale a pena migrar das planilhas em 2025?
Sim, vale a pena. Em 2025, cada vez mais empresas sentirão necessidade de ganhar tempo, reduzir falhas e centralizar informações. O software financeiro ajuda a evitar erros, economiza esforço e melhora até a relação entre empresa e contador. Mesmo quem se sente seguro nas planilhas pode surpreender-se com o ganho de tempo e clareza ao experimentar uma solução digital.
Como faço para migrar meus dados?
A recomendação é começar mapeando sua planilha atual, identificando os principais dados (clientes, fornecedores, pagamentos e recebimentos). Depois, use a ferramenta de importação do software, disponível em plataformas como o Number, para transferir esses dados de forma segura. Procure migrar aos poucos e treinar sua equipe para tirar o máximo proveito do novo sistema.
Quais são os melhores softwares financeiros?
A escolha do melhor software varia conforme as necessidades da empresa. O importante é buscar uma solução confiável, fácil de usar, com suporte técnico, integração com outros sistemas e recursos de segurança. O Number, por exemplo, é uma opção completa para quem deseja simplificar, automatizar processos e ter mais tranquilidade na gestão financeira. Escolha sempre aquele que esteja alinhado às metas do seu negócio e que ofereça recursos realmente úteis.
