O tema reforma tributária sempre assustou e instigou quem lida com finanças empresariais, e confesso que não foi tão diferente comigo quando comecei a me aprofundar nas propostas e no texto final que virou lei. Sob a perspectiva de quem vive a rotina financeira dentro de empresas, enxerguei nesta nova etapa muito mais que uma simples legislação: vejo ela como um chamado à revisão completa de processos, tecnologias e, sobretudo, de mentalidade. Neste artigo, compartilho minhas percepções, pesquisas recentes, vivências práticas e algumas dicas valiosas para quem está buscando clareza sobre o que, de fato, muda com a nova legislação e, principalmente, como preparar a sua operação para esse novo cenário.
O fim de múltiplos tributos: IBS e CBS ganham protagonismo
Desde que comecei minha trajetória acompanhando reformas fiscais no Brasil, nunca vi uma proposta que causasse tanta revisão nos tributos cobrados das empresas como a recente. Trata-se, sem dúvida, de uma das alterações mais profundas do nosso sistema de impostos sobre consumo. Em síntese, a grande virada é a substituição de diversos tributos federais, estaduais e municipais por dois principais: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). O objetivo, segundo o próprio texto legal, é simplificar obrigações e trazer mais equilíbrio e transparência à cadeia produtiva.
- O IBS unificará tributos estaduais e municipais como ICMS e ISS.
- A CBS, por sua vez, centraliza PIS, Cofins e IPI em âmbito federal.
O famoso “IVA dual” surge juntando essas duas novidades, mantendo os campos de atuação da federação, porém transformando por completo o modo de apuração e pagamento das obrigações. Mas afinal, como isso repercute na rotina dos gestores financeiros?
Reduzir tributos não é só diminuir valores, mas simplificar a vida de quem paga e controla.
Por que tantos tributos viram apenas dois?
O racional dessa simplificação é claro: atualmente, qualquer empresa no Brasil perde boa parte do tempo ajustando o compliance de cada esfera tributária. Com a padronização da base de cálculo e uma legislação mais clara, espera-se gastar menos recursos tentando entender divergências e mais tempo gerando resultado.
O funcionamento do IVA dual: arquitetura e reflexos práticos
Nas minhas pesquisas e conversas com tributaristas, percebo bastante dúvida sobre como, na vida real, funcionará o tal IVA dual brasileiro. Não é só mudar nome e código de imposto. Estamos falando, na prática, de uma estrutura que exigirá mudanças profundas nos ERPs, sistemas financeiros, automações de folha, conciliação bancária e muito mais.
O que é o IVA dual?
O Imposto sobre Valor Adicionado (IVA), dual no caso brasileiro, é um regime onde a tributação sobre bens e serviços é realizada de forma separada para a esfera federal e para estados/municípios. Ou seja, são dois tributos principais (CBS e IBS), mas que funcionam sob a lógica de um “IVA nacional”.
- Ambos incidem em etapas múltiplas da cadeia produtiva.
- Permitem a geração e a compensação de créditos fiscais ao longo do ciclo de produção e distribuição.
- Apresentam menos exceções e diferenciamentos do que o modelo atual.
No meu ponto de vista, a grande inovação não está tanto no tributo em si, mas em como os sistemas empresariais precisarão se transformar para acompanhar essa “única base” de apuração.
Adaptação tecnológica não será uma escolha, mas uma exigência de sobrevivência.
Benefícios esperados com o IVA dual
Ao estudar as experiências internacionais, percebo que países que adotaram modelos similares conquistaram:
- Menos conflitos fiscais por divergência de interpretação.
- Maior previsibilidade nos custos tributários das empresas.
- Redução das autuações e gastos com contencioso tributário.
Isso tudo, claro, se a transição for bem planejada, como começo a detalhar nos próximos tópicos.
Impacts diretos na gestão financeira: o que muda no dia a dia?
Muitas vezes escutei gestores afirmando que a reforma vai “simplificar tudo”, mas a realidade no início é diferente. O período de transição exigirá controles duplos, atualização de parametrizações, diagnóstico da apuração de créditos acumulados e revisão das rotinas automatizadas atuais.
Principais ajustes necessários na rotina dos gestores
- Revisão dos cadastros fiscais e parametrizações de produtos, clientes e fornecedores.
- Mapeamento completo dos processos para identificar novas obrigações acessórias e prazos para entrega de arquivos digitais.
- Treinamento das equipes financeira e contábil para entender as novas alíquotas, bases de cálculo e geração de créditos.
- Monitoramento das mudanças legislativas periódicas durante o período de transição.
Na prática, percebi que pequenas falhas no entendimento de novos conceitos (como exclusão de base de cálculo, dedutibilidade de créditos, etc.) podem gerar grandes passivos fiscais. Por isso, dar foco à atualização constante é indispensável.
Demandas de atualização de sistemas internos
O relatório Migalhas sobre pesquisa feita com departamentos tributários mostrou um dado relevante: 69% dos entrevistados preveem efeitos marcantes das mudanças tributárias nos próximos cinco anos e, ainda assim, 63% estão em fase inicial ou de planejamento para ajustes de sistemas (dados Migalhas).
- Softwares deverão tratar duas apurações paralelas enquanto durar a transição.
- Conferências e reconciliações ficarão mais complexas até que toda a cadeia se adapte.
- Controle de créditos fiscais passará a ser, literalmente, uma questão de caixa para empresas de todos os portes.
Atualizar sistemas hoje pode ser o diferencial entre pagar menos tributo ou amargar prejuízos amanhã.
Gestão de créditos tributários no novo regime
Para a maioria das empresas, os mecanismos de crédito tributário serão o ponto mais sensível, já que representam a base da não cumulatividade dos tributos. Isso mexe diretamente com custos, formação de preço e competitividade.
Com a substituição de tributos isolados pelo regime dual, finalmente teremos um modelo de crédito mais claro e menos burocrático. Mesmo assim, vários setores precisarão adaptar cadastros, automatizar controles e criar novos roteiros de conferência.
O que muda nos créditos tributários?
Agora, o crédito gerado na compra de insumos poderá ser aproveitado de maneira uniforme, independente se o fornecedor estiver em outro estado ou mesmo município. Isso deve reduzir litígios, glosas e dúvidas recorrentes.
- Maior transparência na apuração do saldo credor fiscal.
- Possibilidades mais amplas de compensação.
- Diminuição dos créditos acumulados que nunca viram benefício real para a empresa.
Por outro lado, a “modernização obrigatória” dos controles internos é inevitável. Empresas que dependem de planilhas ou soluções manuais tendem a falhar nesse controle e perder dinheiro, muitas vezes sem perceber.
Sistemas e automação no novo cenário tributário
Em minha experiência e nas inúmeras conversas com profissionais financeiros, fica claro: para adaptar operações às exigências da legislação, contar com soluções tecnológicas robustas deixou de ser um diferencial e passou a ser requisito básico para manter as portas abertas. O Number, por exemplo, já vem sendo utilizado em empresas que buscam automatizar rotinas de contas a pagar, receber e centralização de dados fiscais – e a tendência é que a procura aumente muito com essa transição.
Principais recursos que ganham destaque
- Dashboards customizáveis para monitoramento do fluxo de caixa e obrigações fiscais em tempo real.
- Gerenciamento de multiempresas e centralização de informações, essencial para grupos econômicos.
- Criação de fluxos de aprovação e integração ágil com ERPs e APIs para automatizar apuração e geração das guias de recolhimento.
- Controle centralizado de documentos e relatórios, minimizando riscos de inconsistências na escrituração.
Já notei que, em empresas que anteciparam essa digitalização, o tempo gasto para conferir tributos caiu e o índice de erros também. Quem caminha para a automação tende a transformar obrigações em oportunidades.
Papel da tecnologia na adaptação: digitalização e dados
Li recentemente uma pesquisa da Agência Brasil demonstrando que 72% das empresas ainda não estão prontas para adequar seus sistemas à nova lei, mesmo com o prazo de transição prestes a chegar (pesquisa divulgada pela Agência Brasil). Isso torna urgente a busca por soluções tecnológicas que ajudem a centralizar e automatizar o fluxo de documentos, tributos e créditos fiscais. Por experiência própria, gestores que deixam para a última hora tendem a vivenciar sobrecarga, erros de compliance e até autuações por atraso ou omissão de dados.
Como decidir o momento de adotar uma nova plataforma?
O melhor termômetro é responder a uma simples pergunta: Se o seu fornecedor mudar a alíquota de IBS em uma nota que chega amanhã, quanto tempo você leva para refletir isso nos sistemas, relatórios e forecast financeiro? Se a resposta for “mais de um dia”, há um claro sinal de que é hora de apostar em automação e integração de dados.
Cronograma da transição: etapas, cuidados e gestão do tempo
A transição da legislação tributária para o novo modelo não será repentina. O calendário aprovado prevê prazos específicos para início, convívio simultâneo de regimes e a efetiva extinção dos tributos antigos. Me antecipo dizendo que, nesse período, o desafio é lidar com as obrigações de dois mundos ao mesmo tempo.
- Janeiro de 2026: marco inicial do novo regime, com fase de convivência dos sistemas antigos e novos.
- 2027-2029: ampliação gradual da participação dos tributos IBS e CBS, com progressiva redução dos antigos.
- 2030: objetivo de extinção total nas esferas federal, estadual e municipal.
Empresas que deixam para revisar processos só depois que o novo tributo começar a ser cobrado enfrentarão riscos muito maiores de autuações, multas e perda de créditos fiscais. Por isso, o planejamento começa antes do prazo final: estudar, desenhar fluxos, testar sistemas e treinar equipes já em 2024 é, no mínimo, prudente.
Headline para reflexão interna
Preparar o terreno agora permite colher frutos quando a competição aumentar amanhã.
Riscos do atraso na adequação: além das multas
Se tem algo que aprendi na prática sobre mudanças fiscais profundas é que, nos primeiros anos, quem não se antecipa acaba competindo com menos força. Perder créditos fiscais porque não sabia como apurar ou falhar em entregar obrigações acessórias no prazo pode ser o suficiente para comprometer o caixa e a reputação no mercado.
- Possibilidade de grandes multas por entrega fora do prazo.
- Risco de autuações em auditorias – principalmente na migração entre regimes.
- Dificuldade para acessar linhas de crédito e manter a regularidade fiscal.
- Perda de oportunidades de aproveitamento de créditos e incentivos previstos na legislação de transição.
Empresas que investem em soluções como o Number, que já permite automação, integração de dados fiscais e controle multiempresa, saem à frente porque mitigam esses riscos e focam no core business (exemplo de centralização de dados no Number).
Benefícios da adequação antecipada: competitividade e eficiência
Ao invés de ver a reforma apenas pelo prisma da carga tributária, comecei a notar vantagens concretas para empresas que tratam a transição como um projeto estratégico. Quanto antes adaptar rotinas, sistemas e processos ao novo padrão, mais preparada a empresa estará para responder ao mercado, e aos órgãos de fiscalização.
- Maior clareza para elaboração de orçamentos e projeções de longo prazo.
- Redução expressiva do tempo gasto em conferências, retrabalho e correção de inconsistências fiscais.
- Melhor integração entre o time financeiro, contábil e tecnologia.
- Posicionamento aprimorado para competir por incentivos e linhas de crédito voltadas às empresas regularizadas.
A reforma é também uma chance de reestruturar o que não funciona e crescer de forma sustentável.
Dicas práticas para gestores financeiros e contadores
Depois de acompanhar empresas de diferentes portes nesta fase desafiadora, reuni recomendações práticas para quem precisa, de fato, sair da teoria e colocar o plano em ação:
- Revise periodicamente os cronogramas de transição divulgados pelo Ministério da Fazenda e mantenha o time informado.
- Mapeie todos os processos que envolvem apuração de tributos, desde a entrada de mercadorias até a emissão de notas, englobando também obrigações acessórias.
- Estabeleça um canal regular de comunicação com o setor tributário para atualização das especificidades setoriais.
- Implemente indicadores de performance fiscal, monitorando saldo de créditos, débitos e fluxo de apuração.
- Aposte em treinamentos práticos e tenha planos de contingência para dúvidas e inconformidades na transição.
- Centralize a documentação fiscal digitalizada, incluindo contratos, guias, livros e relatórios, com backups rotineiros.
Compartilhar experiências com outros profissionais e buscar feedback contínuo é, hoje, uma necessidade. Algumas plataformas, como a área de feedback do Number, têm colaborado para conectar profissionais e acelerar esse aprendizado.
Como garantir segurança e privacidade de dados na nova gestão tributária?
Vejo crescerem as preocupações com segurança e privacidade de dados, especialmente diante das novas exigências de integração de informações fiscais. É fundamental, então, adotar soluções que atendam à legislação LGPD e tragam criptografia dos dados, logs de acesso e backup automáticos.
Empresas que optam por centrais digitais de gestão, como fazem algumas que utilizam o Number, conseguem visualizar quem acessou, alterou ou exportou determinado relatório tributário, o que inibe fraudes e facilita auditorias.
Para se aprofundar no tema, recomendo garantir que a plataforma esteja alinhada com as diretrizes de privacidade e segurança, como explicado nesta política dedicada à privacidade de dados.
Impactos setoriais: consequências além do financeiro
Apesar de a maior parte das discussões girar em torno do setor financeiro, outros campos sofrem repercussões da legislação nova. A Finatec apontou que restrições do novo regime podem prejudicar pilares como ciência, tecnologia e inovação, já que o PL 108/2024, em tramitação, não concede às fundações do setor o mesmo tratamento tributário dado a universidades e institutos públicos (análise da Finatec).
- Redução de incentivos pode inibir investimentos em áreas estratégicas.
- Empresas inovadoras deverão reavaliar contratos e parcerias antes de formalizar novos projetos.
- Monitorar as regulamentações setoriais se torna tarefa prioritária.
O impacto da legislação, portanto, extrapola o DRE e o fluxo de caixa, chegando ao planejamento estratégico de longo prazo.
Reforma do IRPF e progressividade tributária
Outra frente relevante é a proposta de reforma do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) que, além de focar em justiça tributária, impacta diretamente o planejamento financeiro dos sócios e demais titulares de empresas.
Segundo estudo da Secretaria de Política Econômica (relatório oficial do Ministério da Fazenda), a maior progressividade do IRPF reduz desigualdades e encaixa o Brasil nos padrões internacionais de tributação sobre renda, não apenas sobre o consumo. Para as empresas, isso amplia a necessidade de revisar o planejamento sucessório, distribuição de lucros e estratégias de remuneração dos sócios.
Novas regras mudam não só os números, mas a lógica de como e quanto tributo impacta o planejamento futuro.
Como planejar a transição: ações para não perder o timing
Depois de tanto estudar cenários e conversar com quem já está em fase avançada de adaptação, compartilho as etapas que costumo recomendar:
- Elabore um diagnóstico dos processos fiscais, identificando pontos frágeis e necessidades imediatas de atualização.
- Monte um plano de ação com prazos, responsáveis e prioridades, englobando revisão de sistemas, cadastros, fluxos de aprovação e treinamentos.
- Invista em integração de dados entre setores (financeiro, comercial, estoque, compras e TI).
- Garanta fontes confiáveis de atualização, acompanhando newsletters, alertas oficiais e análises dos principais veículos sobre cada etapa da transição, como exemplificado em portais especializados.
- Designe líderes para atuar como tutores internos, compartilhando conhecimento regularmente com os times e esclarecendo dúvidas recorrentes.
Nesse processo, não esqueça de registrar lições aprendidas e criar canais para sugestões. Quanto mais horizontal e participativo for o planejamento, maior a chance de sucesso e menos resistência na adaptação das equipes.
Conclusão: reforma tributária como oportunidade de transformação
Viver um momento de reforma tributária desse porte não é algo que ocorre toda década. Sair da zona de conforto é inevitável e, sinceramente, vejo que quem usa a legislação como pretexto para renovar processos, adotando soluções como o Number para consolidar rotinas financeiras e fiscais, tende a converter obrigação em diferencial competitivo. O futuro pede operações enxutas, integradas e inteligentes, não apenas adaptadas a novas leis, mas preparadas para inovar diante de toda e qualquer transformação.
A reforma não é um fim, mas um convite a começar de novo, melhor e mais forte.
Se você quer transformar sua gestão financeira, economizar tempo com burocracias tributárias e potencializar seus resultados, conheça melhor como o Number pode ajudar sua empresa nessa transição para o novo regime fiscal e no desafio de assumir o controle das finanças com segurança, agilidade e visão de futuro.
Perguntas frequentes sobre a nova reforma tributária
O que mudou com a nova reforma tributária?
A principal mudança foi a extinção de vários tributos sobre consumo (PIS, Cofins, IPI, ICMS, ISS) e a criação do IBS (estadual/municipal) e CBS (federal), além de um sistema de apuração mais simplificado e menos sujeito a interpretações divergentes. O modelo dual facilita o controle fiscal e prevê aproveitamento amplo de créditos, exigindo sistemas automatizados e maior integração entre áreas financeiras e contábeis.
Como a reforma tributária afeta empresas?
Impacta diretamente a apuração e pagamento de tributos: as empresas precisarão atualizar rotinas, revisar controles internos, ajustar sistemas informatizados e treinar equipes para as novas regras. Haverá período de transição, com necessidade de operar obrigações do modelo antigo e novo simultaneamente por certo tempo.
Quais impostos foram alterados na reforma?
Foram substituídos PIS, Cofins, IPI (ou parte), ICMS e ISS. Todos passam a ser, gradativamente, absorvidos pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e pela Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), estruturando o famoso “IVA dual”, modelo já testado em outros países.
Como adaptar a gestão financeira à reforma?
A adaptação passa pela revisão completa dos processos fiscais: parametrização de sistemas, automação do controle de créditos, centralização de informações e treinos para equipes multidisciplinares. Ferramentas que integrem as rotinas financeiras e fiscais, como o Number, podem dar suporte relevante a todo esse ciclo de mudanças.
A nova reforma tributária já está valendo?
O novo regime tem início previsto para janeiro de 2026, com fase de convivência das duas legislações até 2029. Até lá, empresas devem planejar a migração, atualizar sistemas e concluir a transição até a extinção definitiva dos tributos antigos, prevista para 2030.
