Se você já ouviu falar sobre IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), sabe que a reforma tributária está mudando de vez a rotina de quem lida com notas fiscais eletrônicas. Toda semana escuto perguntas como: “Na prática, IBS e CBS como fazer funcionar? Quais campos novos devo preencher? Como destaco corretamente esses tributos?” Realmente, adaptar-se pode dar um certo frio na barriga. Mas, com orientação, tudo se encaixa.
Resolvi compartilhar neste guia prático o que aprendi testando parametrizações, analisando cenários de clientes, erros comuns e o que a legislação mais recente orienta para a adaptação ao novo sistema. O Number está justamente alinhado a essa nova fase, trazendo automação e segurança na escrituração das notas fiscais. Mas antes de falar de soluções, vamos entender o caminho passo a passo.
O que mudou e por que destacar IBS e CBS?
A partir de 1º de janeiro de 2026, como publicaram tanto a Receita Federal quanto o Comitê Gestor do IBS, será obrigatório destacar os novos tributos nas notas fiscais eletrônicas. Isso vale para todas as empresas, de qualquer porte, e englobam tanto a comercialização quanto a prestação de serviços.
Automação e atenção ao detalhe são aliados quando falamos de IBS e CBS.
Abaixo, trago os pontos centrais dessa mudança:
- Novos campos para IBS e CBS obrigatórios na NF-e/NFS-e;
- Necessidade de parametrizar alíquotas diferentes por produto, serviço ou regime tributário;
- Todos os sistemas fiscais precisarão ser atualizados até o fim de 2025;
- As secretarias estaduais já prepararam comunicados reforçando a exigência;
- Empresas do Lucro Real, Presumido e Simples Nacional seguirão regras específicas.
Como começar a configurar? O passo a passo
Na prática, uma das dúvidas mais recorrentes que recebo é sobre onde e como relacionar as informações tributárias na NF-e para garantir o funcionamento correto da apuração e do destaque. Resolvi criar um guia simples para ilustrar esse processo:
1. Revisar códigos fiscais e classificação tributária
Comece revisando as NCMs (produtos) e CNAEs (serviços) cadastradas nos sistemas. A correta vinculação é fundamental porque as alíquotas de IBS e CBS variam em função do enquadramento tributário e da atividade. Em minhas consultorias, vi casos de escrituração errada que geraram autuações e recálculo das obrigações acessórias. Atenção a esse ponto.
2. Parametrizar as alíquotas de teste
Em 2026 e 2027, a Lei Complementar 214/2025 prevê “alíquotas teste”. Os percentuais vão sendo aplicados gradualmente. Para operações com serviços financeiros, por exemplo, a soma chega em 10,85% em 2027, podendo aumentar até 12,5% em 2033. Reforcei para todos os clientes: a atualização da base de alíquotas já deve ser feita dentro dos sistemas fiscais – ou via API, automatizando, como ocorre com o Number.
3. Ajustar sistemas e mapear campos obrigatórios
A Secretaria da Fazenda do Amazonas orientou a inclusão de campos específicos nas NF-e para IBS e CBS a partir de 2026. Minha sugestão é alinhar a equipe de TI, fiscal e contador e já testar o layout 5.0 da nota, criando cenários simulados. Ferramentas integradas, como o Number, já estão adaptando telas, relatórios e fluxos de aprovação para esse novo cenário:
- Identificação do código de regime tributário do emitente;
- Informação separada do valor da base, alíquota e total de IBS/CBS;
- Vínculo obrigatório do novo campo com a linha do item vendido;
- Registro das exceções (isenções, reduções e alíquotas zero, se aplicável);
- Conferência do XML e do DANFE com os tributos destacados.
4. Revisar compliance, políticas internas e manuais
Com adequação ao novo modelo tributário, revisitei com clientes as políticas internas de compliance (inclusive conectando às políticas de uso da plataforma). É preciso atualizar manuais, treinar equipes e manter a rastreabilidade das operações fiscais em qualquer sistema de gestão – inclusive documentando alterações no processo. Pequenas falhas nesse momento trazem riscos fiscais e até problemas na validação de documentos eletrônicos nos portais das Secretarias da Fazenda, como mostram alertas da Secretaria da Fazenda do Paraná.
Cuidados com regime tributário: Lucro Real, Simples Nacional e outros
Não existe um modelo “tamanho único”. Em cada regime tributário, há regras muito específicas para IBS/CBS funcionar realmente bem:
- Lucro Real e Presumido: Cruzamento automático das bases de cálculo e créditos. Atenção dobrada à classificação fiscal, principalmente em operações interestaduais.
- Simples Nacional: A obrigatoriedade de destacar IBS/CBS na nota pode ser progressiva, conforme cronograma da Receita Federal. Em 2026, é esperado que parte dos contribuintes já seja exigida.
- Demais regimes: É preciso parametrizar o sistema para excluir tributação dupla (IBS/CBS junto com ICMS/PIS/COFINS) e evitar bitributação.
Em muitos clientes, percebi dúvidas sobre como criar testes simulando diferentes regimes em paralelo (alguns usando o layout novo e outros permanecendo com o modelo atual até a adaptação total). Esse mapeamento é estratégico e evita erros na escrituração da nota.
Dúvidas comuns e exemplos práticos na rotina fiscal
Durante treinamentos e palestras que ministrei, surgem questões como:
- “Preciso informar a alíquota exata de IBS e CBS na nota, mesmo na fase de testes?”
- “E se o sistema não exibir os campos novos de imediato?”
- “Como corrigir um erro de classificação?”
Respondo: Sim, é necessário informar os valores exatos desde já, mesmo que a fase seja de teste, pois órgãos fiscalizadores já monitoram a adaptação. Atualizar o sistema é indispensável, assim como alinhar o ERP ou qualquer software fiscal com as novas regras. Exemplos reais que observei incluem empresas que não atualizaram parametrizações e acabaram gerando documentos rejeitados pelas secretarias estaduais. O resultado? Retrabalho e risco de atraso na entrega dos documentos fiscais.
Atenção desde já faz toda diferença na transição para IBS e CBS.
Desafios de adaptação tecnológica e benefícios da automação
Um dos pontos principais é o impacto sobre os sistemas fiscais, especialmente para empresas com múltiplas filiais e diferentes operações. Soluções integradas, como o Number, oferecem parametrização flexível, ajuste de regras por empresa e auditoria automatizada.
Recomendo sempre procurar plataformas que estejam alinhadas à política de privacidade e que trabalhem com armazenamento seguro dos dados fiscais, porque os campos de IBS/CBS incluem informação sigilosa. Na minha vivência, a atualização sistêmica se tornou não só um diferencial, mas praticamente uma regra para sobrevivência fiscal no novo cenário.
Conclusão: preparando-se para IBS e CBS funcionar, de verdade
Minha experiência mostra que criar uma rotina de conferência dos cadastros, parametrizar corretamente as alíquotas e investir em sistemas preparados para o novo layout fiscal são passos que permitem passar com segurança pelo processo de adaptação da reforma tributária. Não espere 2026 para começar: adapte sua equipe, ferramentas e controles fiscais agora. O Number está ao lado das empresas nessa nova fase, pronto para automatizar e dar fluidez à escrituração das notas fiscais eletrônicas. Teste gratuitamente por 7 dias e veja como podemos simplificar sua transição para IBS e CBS funcionando como deve ser!
Perguntas frequentes sobre IBS e CBS
O que significa IBS e CBS nas notas?
IBS e CBS são tributos criados pela reforma tributária para simplificar e unificar a cobrança sobre bens, mercadorias e serviços no Brasil. O IBS substitui ICMS e ISS, enquanto a CBS substitui PIS e COFINS. Ambos precisam ser destacados nos documentos fiscais eletrônicos emitidos a partir de 2026, como prevê a Lei Complementar nº 214/2025.
Como configurar corretamente IBS e CBS?
Para configurar, revise a classificação fiscal (NCM/CNAE) dos produtos e serviços, atualize as alíquotas no sistema de gestão e ative os novos campos de IBS e CBS nas notas fiscais eletrônicas. O sistema deve estar preparado para associar o percentual correto a cada item e registrar eventuais isenções ou reduções.
Por que IBS e CBS não aparecem?
Isso geralmente acontece quando o sistema de gestão fiscal não foi atualizado para o novo layout exigido a partir de 2026, ou quando falta parametrização interna. É essencial alinhar o time de TI, fiscal e contábil para garantir a implantação e o correto mapeamento dos campos obrigatórios.
Quais os erros comuns ao usar IBS e CBS?
Entre os erros, vejo a ausência do destaque nos campos obrigatórios, uso errado de alíquotas teste, classificação tributária imprecisa, bitributação com ICMS/PIS/COFINS e não atualização dos sistemas. Esses descuidos geram notas rejeitadas, autuações e retrabalho.
Como destacar IBS e CBS de forma eficiente?
Separe sempre o valor da base de cálculo, percentual da alíquota e total de cada imposto na nota. Use sistemas integrados e mantenha os parâmetros fiscais sempre atualizados. Uma rotina de revisão periódica dos cadastros e simulação das operações também evita surpresas nos fechamentos fiscais.
