A gestão financeira pode parecer um bicho de sete cabeças para muitos pequenos empresários. Controlar o que entra, o que sai, pagar contas em dia, analisar resultados e fazer projeções não é tarefa fácil, ainda mais quando há poucos recursos ou tempo. Existe sempre aquele velho dilema: "Será que devo continuar com minhas planilhas ou investir em um software financeiro dedicado?" Essa dúvida é mais comum do que parece e, sinceramente, cada situação acaba pedindo uma resposta diferente.
Segundo a pesquisa da FGV EAESP, 90% das empresas ainda dependem do Excel para uso de Inteligência Analítica no financeiro. Sinal de apego às planilhas ou receio de mudar? Talvez um pouco dos dois.
Por que o controle financeiro é tão decisivo
Sem controles, uma empresa fica à deriva. Parece exagero, mas basta perder o prazo de pagamento de um imposto ou não registrar uma venda relevante para o caixa virar um caos. É aí que surge a necessidade de refletir sobre o método de controle ideal.
Quem não controla, corre o risco de se perder no próprio negócio.
Planilhas: simplicidade e tradição
Planilhas são as “velhas conhecidas” dos gestores, utilizadas desde o início pela praticidade e baixo custo. O Excel ou Google Sheets estão instalados em praticamente toda empresa, e têm seu valor pelo preço (praticamente zero), pela flexibilidade e pela facilidade de personalizar relatórios.
- Baixo custo: softwares como Excel ou Google Sheets costumam ser gratuitos ou já fazem parte do pacote básico da empresa;
- Adaptação rápida: como a maioria dos gestores já teve contato com planilhas, a curva de aprendizado é pequena;
- Flexibilidade: você pode criar gráficos, tabelas, filtros e relatórios sob medida.
Só que, à medida que o volume de dados cresce, manter o controle manual fica complicado. Basta um erro de digitação ou uma fórmula esquecida, e lá se vai a confiança nos números.
Quando as planilhas funcionam
Cenários de poucos lançamentos, empresas com baixo volume de transações ou que estão começando ainda podem, sem grandes prejuízos, apostar nas planilhas. Para um microempresário, registrar manualmente contas a pagar, entradas de vendas e calcular saldo pode ser suficiente.
No entanto, quando a operação cresce, começam a aparecer os primeiros sinais de limitação...
Os limites das planilhas
- Propensas a erros: erros humanos são mais comuns do que muita gente imagina;
- Falta de automação: lançamentos manuais tomam tempo e dificultam o acompanhamento;
- Segurança: dados financeiros em arquivos salvos localmente podem ser facilmente perdidos ou acessados sem permissão;
- Dificuldade de integração: conectar planilhas a bancos, ERPs ou emissores de nota fiscal é trabalhoso e muitas vezes nem é viável;
- Escalabilidade comprometida: quanto mais informações, mais instável a planilha se torna e mais lento o trabalho.
Softwares financeiros: quando vale a pena dar o próximo passo
Com o avanço da tecnologia, surgiram soluções pensadas especialmente para o controle financeiro das empresas. Softwares como o Number nasceram para centralizar informações, automatizar tarefas repetitivas e fornecer dados em tempo real. Não é só comodidade, é poder de decisão mais rápido e seguro.
Principais vantagens dos softwares financeiros
- Automação de processos: agendamento de pagamentos, conciliação bancária automática e envios recorrentes de cobrança;
- Centralização de dados: todas as informações reunidas, reduzindo erros e esquecimentos;
- Segurança reforçada: criptografia, backups automáticos e controle de acesso por usuário;
- Relatórios instantâneos: acompanhamento de fluxo de caixa, DRE, análise de inadimplência e muito mais, em poucos cliques;
- Escalabilidade: o controle cresce junto com o seu negócio, sem travar ou perder performance;
- Integrações: conexão com outros sistemas (ERPs, bancos, notas fiscais) que poupam horas de trabalho manual.
Gestores tomam decisões melhores com dados atualizados e confiáveis.
Onde o software faz diferença
Imagine um gestor que precisa controlar várias empresas, equipes ou centros de custo. Ou que depende de relatórios precisos para negociar com investidores. Nesse contexto, softwares como o Number (veja mais em number.app.br/lp1) entregam dashboards customizáveis, relatórios detalhados e ainda permitem integração via API.
Com esses recursos, não é exagero dizer que empresas que buscam melhor governança de dados e aumento da rigidez em compliance acharão nos softwares financeiros um caminho mais seguro e eficiente.
Existe desvantagem?
Sim, nem tudo são flores. O custo pode ser um impeditivo inicial, especialmente para quem está começando. O tempo de adaptação à nova solução pode levar algumas semanas e, dependendo da equipe, pode haver certa resistência à mudança.
Apesar disso, vale planejar a migração. Muitas vezes, o tempo economizado e a redução de falhas justificam rapidamente o investimento. O modelo do Number, por exemplo, oferece teste gratuito e não exige cartão, reduzindo barreiras para testar novos métodos.
Segurança e compliance: vantagens do software
Empresas que precisam comprovar a confiabilidade dos dados ou garantir auditorias seguras não podem abrir mão de sistemas confiáveis. O reforço no compliance é um dos grandes diferenciais dos softwares financeiros. Além disso, backups automáticos e criptografia evitam perdas e invasões.
Se o tema segurança preocupa, vale conhecer a política de privacidade do Number, detalhando os protocolos e camadas de proteção dos dados financeiros na plataforma.
Automação e integração: o que as empresas ganham?
Processos automatizados libertam as equipes de tarefas repetitivas, liberando tempo para o estratégico. Com integrações inteligentes, os erros caem e a rotina flui melhor. O Estadão destaca que negócios bem equipados tecnologicamente conseguem reduzir custos e crescer de forma mais sustentável.
Existem diversos relatos de empresas que migraram dos controles manuais para plataformas digitais e conseguiram não só cortar tempo, mas também ganhar transparência e agilidade em processos de aprovação, uso de múltiplas empresas, conciliação bancária e emissão de relatórios.
Curva de aprendizado e adaptação
Pode até assustar no começo. Trocar o conhecido pelo desconhecido é sempre um desafio. Mas a adaptação a um software financeiro costuma ser menos dolorida do que parece, principalmente se a plataforma oferecer suporte e testes gratuitos, como faz o Number. Inclusive, é possível ler depoimentos reais no próprio site, na seção de feedback de clientes.
Uma dica que muitos gestores seguem é testar a nova solução paralelamente ao método antigo antes de migrar 100%. Assim, é mais fácil identificar os benefícios no dia a dia.
Custos envolvidos: planilha sai mais barato?
A princípio sim, mas com ressalvas. A planilha pode não ter cobrança mensal, só que o tempo gasto para mantê-la, corrigir erros e evitar retrabalho acaba custando caro sem que percebamos.
Já o investimento em software dedicado, como o Number, tende a se pagar no médio prazo, especialmente em negócios que buscam crescimento organizado. Vários planos oferecem testes, descontos progressivos pelo volume ou número de usuários e funcionalidades específicas conforme a necessidade.
Como saber qual modelo escolher para o seu negócio
A decisão depende do estágio da sua empresa, das necessidades do controle e dos planos para o futuro. Antes de qualquer coisa, vale mapear o volume atual de transações, os processos que precisam ser acompanhados e o potencial de crescimento.
- Se sua empresa está começando, tem poucos lançamentos e o controle é simples, a planilha pode dar conta por enquanto;
- Se o fluxo de trabalho está complicado, erros vêm se tornando comuns, ou existe preocupação com governança e compliance, é hora de pensar em um software;
- Para quem quer crescer de forma mais estruturada, testar um software com funcionalidades que automatizam e facilitam a gestão financeira faz todo sentido.
O site do Number possui seção de captura (veja como funciona aqui) que pode ajudar você a testar essas funcionalidades antes de tomar uma decisão definitiva.
Conclusão
Planilhas foram – e ainda são – amigas de muitos empresários brasileiros. Mas há um limite para o que dá para controlar à mão. Softwares financeiros oferecem mais segurança, automação e escalabilidade, especialmente quando o negócio cresce. O Number, por exemplo, une as duas pontas: é acessível, flexível e pode ser testado sem compromisso. Que tal experimentar e sentir a diferença de um controle financeiro mais leve e seguro em sua empresa? Conheça agora a solução e transforme sua rotina: acesse nosso site para saber mais.
Perguntas frequentes sobre controle financeiro em pequenas empresas
O que é controle financeiro empresarial?
Controle financeiro empresarial é o conjunto de práticas e ferramentas utilizadas para acompanhar entradas, saídas e saldos no caixa do negócio. Envolve o registro detalhado de receitas, despesas, investimentos e obrigações, permitindo ao gestor entender a real situação financeira da empresa, planejar o futuro e evitar surpresas desagradáveis.
Qual a diferença entre planilha e software?
A diferença está no nível de automação, segurança e capacidade de integração. Enquanto a planilha depende de lançamentos manuais e pode ser mais vulnerável a erros, o software reúne processos automáticos, faz conciliações, gera relatórios instantâneos e permite o controle por permissão de acesso. O software oferece uma camada extra de segurança, recursos escaláveis e suporte avançado.
Planilha ou software: qual vale mais a pena?
Depende do perfil e porte da empresa. Para negócios com poucos lançamentos, a planilha pode funcionar inicialmente. No entanto, à medida que o volume aumenta e a empresa cresce, um software dedicado passa a ser mais seguro, produtivo e confiável. Empresas que buscam automação, integração com bancos e compliance tendem a se beneficiar muito mais de um software como o Number.
Como escolher o melhor software financeiro?
A escolha deve ser baseada nas necessidades do seu negócio. Avalie se o software permite integração com outros sistemas, automação de lançamentos, segurança de dados, facilidade de uso e suporte eficiente. Testes gratuitos e plataformas que não exigem cartão de crédito, como o Number, facilitam a avaliação sem compromisso. Ler opiniões de outros clientes e analisar funcionalidades específicas é fundamental.
Planilhas gratuitas funcionam para pequenas empresas?
Funcionam bem nos estágios iniciais, principalmente para quem tem pouco movimento financeiro e não precisa de integração ou controle colaborativo. Mas, a partir do momento em que os controles ficam complexos e o risco de erro aumenta, vale buscar uma solução mais robusta para evitar dores de cabeça no futuro.
