Quando chega o momento de organizar, automatizar e controlar processos dentro de uma empresa, surge a dúvida: será que devo focar em BPMS ou ERP? A resposta, na maioria dos casos, não é tão simples quanto muitos imaginam. A decisão, inclusive, pode mudar a forma como o financeiro, o RH ou até o atendimento vão operar no dia a dia.
Já me deparei algumas vezes com gestores travados diante dessa decisão. O cenário pode parecer confuso, e talvez tenha um motivo: ambos querem tornar negócios mais organizados, mas seguem trilhas diferentes. Vou mostrar como separar essas trilhas.
A base para a escolha está no entender o que a sua empresa mais precisa agora.
Qual a função de um BPMS
BPMS, ou Business Process Management Suite, pode até parecer só mais uma “plataforma”, mas na prática é quase como um canivete suíço para quem quer mapear, automatizar e ajustar processos com facilidade. Com ele, a empresa desenha fluxos de trabalho, redesenha, experimenta melhorias e ajusta tarefas sem ter que envolver a equipe de TI a cada pequena mudança.
Imagine o seguinte: o setor de compras percebe que pode reduzir atrasos revisando as etapas de aprovação de pedidos. Com um BPMS, o líder do setor desenha um novo fluxo, testa, corrige e publica o ajuste em questão de dias. Não precisa alterar códigos, nem abrir chamado para o programador.
Segundo especialistas em automação de processos, um BPMS eficiente precisa oferecer automação de fluxos, interface sem código, relatórios, análise e integração com outros sistemas.
- Visualizar processos
- Automatizar tarefas
- Gerenciar documentos
- Integrar diversas áreas
- Adaptar fluxos rapidamente
É como dar superpoderes ao gestor de processos, tornando ajustes ágeis e próprios do negócio - e não reféns do sistema legado.
Para que serve um ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) é a sigla que, por boa parte das empresas, virou sinônimo de administração centralizada. É o sistema novo, ou nem tanto, que reúne compras, vendas, estoque, financeiro, RH e o que mais for necessário num só lugar. Tudo integrado, sob o controle da base de dados central.
A diferença aqui é que o ERP costuma ser “fechado”. Ele amarra regras, integra departamentos e age como espinha dorsal do negócio. Dados entram nele, saem dele e dependem dele. Isso garante organização, sim, mas qualquer mudança pode dar trabalho - especialmente se a empresa quiser alterar aquele velho fluxo de aprovação de compras, por exemplo.
De acordo com a NetSuite, o ERP é altamente eficaz para simplificar a gestão, mas modifica processos de forma mais engessada, enquanto o BPMS permite mudar fluxos rapidamente e analisar os processos antes - ou depois - de adaptá-los ao ERP.
Se o BPMS é o canivete, o ERP é a caixa-forte.
- Centraliza as informações da empresa
- Integra áreas e evita retrabalho
- Garante padronização das operações
- Exige adaptações que podem ser demoradas
- Mudanças dependem mais da equipe técnica
O que realmente diferencia BPMS de ERP
Em teoria, ambos querem ajudar a empresa a organizar as rotinas. Mas enquanto o ERP foca em centralizar e unificar todos os dados e rotinas de setores, o BPMS dedica-se a modelar, analisar, acompanhar, modificar e automatizar os processos individuais, com mais flexibilidade e rapidez.
Um ponto destacado por estudos como Neomind é justamente essa diferença de gestão de regras. Enquanto no ERP alterar uma regra demanda programação e é custoso, no BPMS o analista faz ajustes sem depender do time de TI, tornando adaptações mais ágeis.
BPMS é uma ferramenta de processos, ERP é uma solução de gestão integrada.
Exemplo prático do dia a dia
Pense numa empresa que quer criar um novo fluxo de aprovação para reembolsos. No ERP tradicional, essa rotina provavelmente precisará de um projeto de TI. Já com um BPMS, a liderança pode desenhar, testar e implantar o fluxo em poucos dias.
Se for preciso, depois de implantado, o processo desenhado no BPMS pode integrar-se ao ERP - entregando um workflow adaptado, moderno e documentado, pronto para o financeiro ou o RH acompanhar em tempo real.
Vantagens e limitações
- BPMS: flexível, rápida adaptação, autonomia de processos, excelente para automação e para mudanças que surgem de demandas operacionais específicas. Funciona melhor onde há muitos processos dinâmicos.
- ERP: robusto, integração total dos setores, ótimo para controles financeiros, estoques e unificação. Menos flexível para mudanças de regra. Melhor onde estrutura e padrões são determinantes.
Por que considerar a integração entre BPMS e ERP
Na prática, estudar os dois sistemas separadamente é um tanto artificial. De acordo com especialistas em sistemas de gestão, eles se complementam muito bem. O BPMS pode preparar processos, analisar e corrigir gargalos antes de submetê-los ao ERP. Da mesma forma, pode continuar monitorando e melhorando os fluxos já centralizados no ERP - promovendo ganhos reais de agilidade e até redução de custos operacionais.
“BPMS e ERP: juntos para adaptar e centralizar.”
Segundo especialistas em processos de negócios, o BPMS cobre melhor escalabilidade e flexibilidade, já o ERP reforça o contexto transacional - ou seja, os dois juntos podem elevar o potencial de cada área, ajudando o gestor a olhar para processos integrados e facilmente adaptáveis.
A escolha: qual sistema escolher primeiro?
Se você está começando agora a estruturar o financeiro da empresa, talvez o ERP deva ser a primeira base. Se o seu desafio maior é ganhar rapidez para ajustar aprovações, criar fluxos novos ou quer autonomia sobre rotinas, talvez o BPMS seja o caminho inicial.
A verdade é que quem consegue contar com ambas as soluções, e inclusive integrá-las, tende a construir uma operação mais organizada e flexível. Até porque, mudanças rápidas (e frequentes) são o novo normal para as empresas de todos os portes.
Outra vantagem: projetos como o Number são desenvolvidos pensando em democratizar a automação dos processos de gestão financeira - permitindo que empresas pequenas e grandes avancem tanto no controle centralizado do ERP quanto na agilidade do BPMS. Isso diminui custos e amplia a tomada de decisão baseada em dados, mesmo sem equipes de TI robustas.
Quem equilibra automação e integração opera com mais segurança.
Conclusão
Escolher entre BPMS e ERP não é apenas localizar o “melhor software”. É pensar na evolução do seu negócio, o que ele precisa agora e o que pode precisar amanhã. São ferramentas complementares, cada qual com seu valor.
Se a sua empresa deseja mais flexibilidade, autonomia nos fluxos e facilidade de adaptação, olhe com carinho para o BPMS. Se precisa integrar áreas e centralizar todos os dados e operações, o ERP será a escolha. Mas se deseja unir força, agilidade e decisão baseada em dados, projetos como o Number trazem para a mesa o melhor dos dois mundos - com dashboards, aprovações, relatórios integrados e automações prontas para o dia a dia financeiro.
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Perguntas frequentes
O que é BPMS?
BPMS é uma suíte de softwares desenhada para modelar, automatizar, acompanhar e aprimorar processos de negócio. Com ela, empresas conseguem criar fluxos personalizados, integrar áreas e adaptar rotinas de maneira ágil, muitas vezes sem precisar da equipe de TI. Ele permite testar, corrigir e reinventar processos operacionais sempre que necessário.
O que é ERP?
ERP significa Enterprise Resource Planning. É um sistema integrado que organiza e centraliza todas as informações das áreas da empresa - como financeiro, compras, estoque, vendas, recursos humanos. Ele conecta os setores e garante que todos trabalhem a partir dos mesmos dados, eliminando retrabalho e facilitando a padronização dos processos.
Qual a diferença entre BPMS e ERP?
BPMS é uma ferramenta flexível que desenha e adapta processos. ERP é um sistema sólido que centraliza dados e integra departamentos. O BPMS torna fácil modificar fluxos de trabalho conforme a empresa muda, enquanto o ERP mantém todos os setores funcionando de forma coordenada e com dados unificados. BPMS se destaca pela autonomia e velocidade; ERP, pela robustez e integração.
Quando usar BPMS ou ERP?
Se o objetivo é centralizar dados e processos de áreas inteiras, o ERP costuma ser a base. Se precisa de rapidez para adaptar fluxos, criar novas rotinas e dar autonomia aos setores, vale priorizar o BPMS - principalmente onde processos mudam com frequência. Muitas empresas acabam integrando as duas ferramentas para tirar o melhor de cada uma.
BPMS substitui um ERP?
Na grande maioria dos casos, não substitui. O BPMS complementa o ERP, dando flexibilidade e autonomia na adaptação de processos, mas não substitui a centralização e o controle que um ERP oferece. Os dois juntos podem ampliar muito a capacidade de resposta e organização da empresa.
